Implementatie en uitvoering van informatiegestuurd werken

Steeds meer organisaties willen hun dienstverlening verbeteren door informatiegestuurd te werken. Dat wil zeggen met behulp van de registratie, verzameling, analyse en interpretatie van data gericht efficiënt en effectief werken. Daarmee is het een onderdeel van een managementfilosofie als Business Intelligence & Analytics. Van gegevens naar informatie naar kennis tot inzicht komen gaat niet vanzelf, maar is een tijdrovend proces dat in de hele organisatie doorwerkt.

Efficiënt en effectief werken

Informatiegestuurd werken (IGW), ook wel datagestuurd werken genoemd, is een uitvoering van Business Intelligence (BI) & Analytics om effectiever en efficiënter te kunnen werken. Dat betekent het juiste goed doen op het beslissende moment. Om je BI systeem effectief in te kunnen zetten om zo je organisatiedoelstellingen te verwezenlijken dan wel te optimaliseren, bij voorkeur met minder budget, is het noodzakelijk om je organisatie zodanig in te richten dat er ook daadwerkelijk informatiegestuurd kan worden gewerkt. Daarbij zijn een goed implementatieproces en een gedegen business-analyse absoluut een vereiste.

Voordelen IGW

Er worden in de literatuur (Thompson, 2006; Gaus, Griffioen en Vreeke, 2008; Hočevar en Jaklič, 2010; Muntean en Cabau, 2011) én in de praktijk veel voordelen van Informatiegestuurd werken genoemd:

• Verbeterd besluitvormingsproces binnen organisaties (onder meer door een betere analyse en meer transparantie)
• Grotere wendbaarheid (door sneller en beter in te kunnen spelen op ontwikkelingen in maatschappij en organisatie)
• Meer sturing mogelijk op resultaten (efficiëntie)
• Het informatie- en rapportageproces verbetert (onder meer door een snellere en meer accurate verslaglegging en kortere doorlooptijd)
• (IT-)Kostenbesparing
• Hogere klanttevredenheid
• Werknemers voelen zich meer gewaardeerd (doordat inzichtelijk wordt wat ze doen én waarom ze dat doen)
• Verhoging van de data integriteit en datakwaliteit (belang van datagovernance)
• Betere samenwerking, intern en tussen (keten)partners (onder meer door grotere transparantie, doordat definities zijn afgestemd en er meer data voorhanden is)

Nadelen IGW

Als nadelen worden vooral zaken genoemd die het gevolg zijn van het niet goed of niet optimaal implementeren of het onjuist toepassen van Informatiegestuurd werken (Ratcliffe, 2002):

• Teveel of onjuiste dataregistratie met als resultaat een slechte datakwaliteit,
• Systemen die te langzaam en log zijn (waardoor de performance achteruit kan gaan)
• Het implementatieproces van IGW duurt erg lang
• Er kan binnen een organisatie veel weerstand bestaan tegen informatiegestuurd werken
• Te grote technische afhankelijkheid

Datagedreven of informatiegestuurd werken

Het doel van informatiegestuurd werken is uiteindelijk meer controle te krijgen over de bedrijfsvoering en zo te werken aan (meetbaar) betere resultaten. Datagedreven werken is organisatiebreed op zo'n manier bezig zijn met data, dat deze gebruikt kunnen worden om verbeteringen in gang te zetten. Feiten vormen de basis van de ontwikkelingen, waarbij vooraf niet te voorspellen is waar deze toe leiden. Dit is anders dan bij informatiegestuurd werken waarbij juist de uitkomsten/verwachtingen leidend zijn voor de te gebruiken data.

Zoveel data, zoveel mogelijkheden

Informatiegestuurd werken is ingewikkelder dan het misschien op het eerste gezicht lijkt. Als je ervan uitgaat dat de realiteit bewaarheid wordt in de data, is het van belang dat je de data en de data-analyse kunt vertrouwen. Regels, afspraken en procedures zijn dan ook randvoorwaardelijk. Daarbij werkt samenwerking, binnen een organisatie of daarbuiten met gelijke partners stimulerend en daarbij hebben alle partijen baat. Ondanks alle aandacht voor data en systemen bij de implementatie van informatiegestuurd werken, blijft het uiteindelijk 'gewoon' mensenwerk.